Administrative Assistant (GL-4)

Deadline: September 11, 2014 Estimated Start Date: October 1, 2014 Duration: 6 months Reference Number: MINUSTAH-TJO-2014-N003 Department: Political, Peace and Security/Civil Affairs Job family: Political, Peace and Security

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Le bureau des Ressources Humaines de la MINUSTAH invite tous les candidats qualifiés à soumettre leur candidature au poste publié. Tous les candidats intéressés devront soumettre leur Curriculum Vitae (le CV), le Profil d’Histoire Personnel (PHP) ou le formulaire P‐11 et copies de leurs formations éducatives via l'e‐mail: minustah-recruitment@un.org. L’application devra indiquer le numéro de l’avis de vacance indiqué ci‐dessus et la région/ville prétendue à l'emploi. Seul les candidats présélectionnes seront contactés. Cadre organisationnel Sous la supervision du chef d’unité respectant les compétences déléguées, l’Assistant(e) Administrative (AA) doit faciliter l’organisation du bureau régional des Affaires civiles de la MINUSTAH à Port-de-Paix. Il/elle devra recueillir et organiser les informations du bureau, accompagner et soutenir les travaux de l’unité ainsi que son bon fonctionnement administratif. Responsabilités Sous la supervision et la conduite du Spécialiste principal des questions pénitentiaires ou de son remplaçant, le titulaire sera chargé d'exécuter les fonctions suivantes :

• Travailler en étroite collaboration avec le personnel de l’unité des Affaires civiles.
• Garantir la gestion courante de la section au niveau administratif et logistique.
• Suivre les réunions avec les différents interlocuteurs, organisations non-gouvernementales et autres sur demande du chef de l’unité.
• Assister continuellement dans le suivi des projets à effet rapide (QIPs) et de certains documents et rapports au moment opportun.
• Rédiger des rapports, communications, briefings et déclarations.
• Aider à la mise en œuvre des activités de renforcement des capacités des membres du gouvernement haïtien et la société civile.
• Assister les superviseurs dans la préparation d’informations / de formations.
• Organiser la correspondance et les dossiers de l’unité.
• Prendre contact avec les autres sections (Droits humains/ Unité de correction / administration, logistique, etc.) pour tout suivi nécessaire.
• Participer à la divulgation d´informations au sein de la section et dans les autres sections.
• Effectuer toutes autres tâches reliées à la section des Affaires civiles sur demande du superviseur.

Competencies Professionalisme: Bonne connaissance des techniques de rédaction et administration. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et maîtrise son sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect de ses engagements, respecte les délais et obtient des résultats; agit pour des motifs professionnels plutôt que personnels; persévère face aux obstacles et à la difficulté; garde son calme dans les situations de crise. Prend la responsabilité d'intégrer les perspectives de genre et assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail. Planification et organisation : Definir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues; hierarchiser les activité et taches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besioins; prevoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tache à bien; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; suivre l'execution des plans et les modifier s'il y a lieu; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose. Communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ; poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue ; Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant. Travail en équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui ; faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs. Qualifications Avoir au moins 4 années d´expérience professionnelle en administration, en logistique ou comme secrétaire de direction. Expérience en administration dans une organisation internationale serait un atout. Education Diplôme de fins d’études secondaire ou équivalent exige. Un diplôme technique et/ou professionnel serait un avantage. Languages L’anglais et le français sont les deux langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet de cet avis, la maîtrise du français et du créole (oral et écrit) est requise. La connaissance de l´anglais serait un atout. Other skills: Bonne connaissance du département du Nord' Ouest, incluant une connaissance de l´environnement sociopolitique ; Détenteur d’un permis de conduire national