The rules and procedures of United Nations procurement will be the focus of a briefing which the United Nations Mission for Stabilization in Haiti (MINUSTAH) organizes on October 15th for its Haitian suppliers. Pierre Mokbel, head of the contracts team in the Procurement Section of MINUSTAH outlines the meeting.

Les règles et procédures d’achat des Nations Unies seront au centre d’une session d’information que la Mission des Nations Unies pour la stabilisation en Haïti (MINUSTAH) organise le 15 octobre à l’intention de ses fournisseurs haïtiens. Pierre Mokbel, responsable de  l'équipe chargée des contrats à la Section des achats de la MINUSTAH situe le sens de la rencontre.

Pourquoi avez-vous décidé d’organiser une telle rencontre avec les fournisseurs haïtiens ?

P. Mokbel : La participation des fournisseurs haïtiens à nos appels d’offre varie d’une année budgétaire à une autre, représentant entre 20% et 50% des contrats signés. Selon nos derniers chiffres, cela représente quelque 125 058 000 USD injectés dans l’économie locale. La Section des achats de la MINUSTAH attend une plus grande participation des fournisseurs haïtiens pour les encourager à participer à nos appels d’offre. En effet, beaucoup de fournisseurs haïtiens ne connaissent pas nos procédures d’achat. Cette rencontre nous permettra de mieux les connaitre et leur donnera cette opportunité de gagner des contrats avec la Mission.

Pourquoi aller à leur rencontre maintenant, 9 ans après le déploiement de la MINUSTAH ?

Nous avons travaillé avec le marché local dès le début de la Mission en 2004. Mais nous nous sommes rendu compte que les acteurs locaux ne connaissaient pas bien nos procédures.

En 2010 la Section a entrepris, grâce la coordination d’une organisation non gouvernementale, des rencontres avec les vendeurs dans les départements d’Haïti pour sensibiliser et expliquer ces procédures. Nous avons trouvé que ce n’était pas suffisant et qu’il fallait faire le même travail auprès des fournisseurs de Port-au-Prince. Voilà pourquoi nous organisons cette session.

Pourtant, votre dernier rapport explique que beaucoup plus d’entreprises régionales et internationales fournissent des services à la MINUSTAH que des entreprises haïtiennes : avez-vous un chiffre ? Pourquoi cela, alors que le mandat de la Mission est bien d’appuyer Haïti dans le renforcement de ses institutions ?

D’abord il faut reconnaitre qu’il n’est pas toujours facile aux fournisseurs haïtiens de battre les prix de leurs compétiteurs internationaux. Deuxièmement les produits des premiers ne répondent pas toujours aux critères de qualité que la Mission demande.

Pour ce qui est de la part de marché remportée par les fournisseurs haïtiens, celle-ci a représenté 35,9% du budget achats pour l’exercice 2010-2011, un bon chiffre en somme. Après le tremblement de terre - au titre de l’année budgétaire 2011-2012 – cette part est descendue à 20,2%, soit un montant de 16 013 741 USD. L’année suivante, ce chiffre est remonté à 42 177 615 soit 48,7% du montant total des achats de la Mission. Nous estimons que les fournisseurs haïtiens ont commencé à comprendre les exigences de la Mission et savent mieux être compétitifs. C’est pourquoi nous voulons mettre l’accent sur la maitrise des procédures pour que la part des contractants haïtiens passe au-delà des 60%.

Alors… que doit faire une entreprise haïtienne pour gagner un contrat avec la MINUSTAH ? Quel profil doit-elle avoir, quelles conditions remplir ?

Comme cela va être expliqué lors du séminaire, il y a tout un processus à suivre pour que les fournisseurs locaux participent aux procédures d’appels d’offres de la MINUSTAH. Il y a des formulaires que chaque entreprise doit remplir tout en précisant la liste des biens et services qu’elle est capable de fournir à la mission.

Après l’enregistrement, la Section lui affecte un numéro qui va l’identifier lors des soumissions. Nous avons aussi établi des ‘catégories’ de vendeurs, qui correspondent au niveau de capacité financière à atteindre pour pouvoir postuler. Le premier niveau comprend des contrats représentant des montants allant de zéro à 200 000 USD. Un contrat de niveau II va jusqu’à 500 000 USD. Mais peu de fournisseurs haïtiens sont capables de passer un contrat correspondant à de tels montants parce que cela risque de perturber leur disponibilité financière, puisque la MINUSTAH paye 30 jours après la réception des services ou des biens demandés. Il faut donc que le contractant soit capable de tenir financièrement en attendant le payement.

Lorsqu’un fournisseur fait parvenir une demande de contrat, la Section va lui demander de soumissionner au même titre que les autres tout en s’assurant qu’il peut mener ses activités en attendant le paiement. C’est ce que cela signifie.

Pour terminer, M. Mokbel, vous êtes surement sensible à la question de la corruption pouvant surgir lors de l’attribution de marchés. Quels garde-fous avez-vous mis en place pour éviter un tel fléau ?

Il y a un processus bien clair et strict qu’il faut respecter. Pour un contrat d’un niveau de 40 000 USD ou plus par exemple, les fournisseurs participant à un appel d’offre déposent leur offre dans un pli. Les plis sont ensuite envoyés à une entité indépendante qui les conserve à un endroit sécurisé. Le jour de l’ouverture publique des plis, la transparence est assurée par la présence des fournisseurs qui assistent à la séance. La commission des achats choisit suivant les règles en la matière ceux qui ont la capacité technique et financière de fournir les services ou les biens demandés par la Mission. Voilà pourquoi il ne peut y avoir de corruption dans le processus des achats de la MINUSTAH. Toutes ces procédures seront exposées lors de notre rencontre du 15 octobre.

Propos recueillis par Antoine Adoum Goulgué

Why did you decide to organize such a meeting with Haitian suppliers?

P. Mokbel: The participation of our Haitian suppliers to our Calls for Tenders varies from one fiscal year to another - representing between 20% and 50 % of the contracts signed. According to our latest figures, this represents some USD 125,058,000 injected into the local economy. The Procurement Section of MINUSTAH expects greater participation of Haitian suppliers and to encourage them to participate in our Tenders. Indeed, many Haitian vendors do not know our purchasing procedures. This meeting will allow us to get to know them better, and give them the opportunity to win contracts with the Mission.

Why meet them now - nine years after the deployment of MINUSTAH?

P. Mokbel: We worked with the local market at the beginning of the Mission back in 2004. But we realized that local actors were not familiar with our procedures.

In 2010, the Section - thanks to the coordination of non-governmental organizations - undertook meetings with vendors in the departments of Haiti to raise awareness and explain procedures. We found that this was not enough, and we had to duplicate the work with suppliers in Port-au-Prince. That's why we are organizing this session.

However, your last report explains that many more regional and international companies provide services to MINUSTAH than Haitian businesses: do you have figures? Why is this the case, when the mandate of the Mission is to support Haiti in strengthening its institutions?

P. Mokbel: First we must recognize that it is not always easy for Haitian suppliers to beat the prices of their international competitors. Secondly, the products of the former do not always meet the quality criteria that the Mission demands.
In terms of market share won by Haitian suppliers, it represented 35.9 % of the purchasing budget for 2010-2011, a good total. After the earthquake - under the 2011-2012 fiscal year - it dropped to 20.2%, amounting to USD 16,013,741. The following year, this figure increased to USD 42,177,615, or 48.7 % of total purchases of the Mission. We believe that the Haitian vendors have begun to understand the requirements of the Mission and know better how to compete. That is why we focus on mastering the procedures so that the share of Haitian contractors goes beyond 60%.

So, what should a Haitian company do to win a contract with MINUSTAH? What profile should it have, what are the conditions to be fulfilled?

P. Mokbel: As will be explained during the seminar, there is a whole process to follow for local suppliers to participate in MINUSTAH’s tendering procedures. There are forms that each company must complete, while specifying the list of goods and services it is able to provide the Mission.

After receipt of this form, the Section assigns an identifying number that will identify the company during the bid period. We have also established 'categories' of vendors, which correspond to the levels of financial ability necessary in order to apply. ‘Level I’ includes contracts for amounts ranging from zero to USD 200,000. A contract at ‘Level II’ goes up USD 500,000. But few Haitian suppliers are able to contract at such levels, because it might disrupt their financial viability, since MINUSTAH pays 30 days after the receipt of goods or services requested. This requires that the contractor is sufficiently financially secure during pending payment period.

When a supplier sends a request to contract, the Procurement Section will ask this supplier to submit - like all other bidders - an assurance that it can carry out its activities pending payment.

Finally, Mr Mokbel , you are probably sensitive to the issue of corruption which can arise in a situation when contracts are being dispersed. What safeguards do you have in place to avoid such a problem?

P. Mokbel: There is a clear and strict process that must be followed. For a contract level of USD 40,000 or more, for example, providers participating in a Tender submit their offers in a folder. The folders are then sent to an independent entity stored at a secure location. The day of the public opening of bids, transparency is ensured by the presence of suppliers attending the session. The procurement commission chooses according to rules in the area relating to the technical and financial capacity to provide the services or goods requested by the Mission. That is why there cannot be corruption in MINUSTAH’s procurement process. All of these procedures will be presented and further explained at our meeting on October 15th.

Interview by Antoine Adoum Goulgué